Accordi

La forma scritta per garantire sicurezza e trasparenza

Che si tratti di modalità di relazionarsi, della comprensione dei ruoli o di risorse, è opportuno documentare le informazioni importanti per garantire a tutti i partecipanti la sicurezza e la continuità.

Un paesaggio educativo è un'impresa complessa che coinvolge molti partecipanti con numerosi punti d'interconnessione e accordi informali. Si possono evitare i malintesi documentando le informazioni importanti. Quando una persona ne sostituisce un'altra, è utile sapere che le condizioni quadro e lo stato d'avanzamento dei lavori sono documentati.

Compiti

Molti partecipanti sono scoraggiati dalle troppe incombenze amministrative e dalle scartoffie. È però importante che le informazioni rilevanti e gli accordi presi siano documentati. Così, vi si può facilmente far riferimento. Agendo in questo modo si garantisce la trasparenza e la sicurezza. A questo proposito, assicurarsi di fare il necessario e il minimo indispensabile.

Raccomandazioni

• Verbali: mettere per iscritto l'esito delle sessioni e delle riunioni di lavoro (verbali delle decisioni). Così facendo, ci si assicura che tutti i partecipanti lavorino sulla stessa base.
• Liste di cose da fare: quando più persone lavorano sullo stesso tema, è opportuno stilare delle liste di punti di cose da fare. Questa soluzione permette di garantire che, in caso di un cambiamento di personale, i compiti importanti non vengano dimenticati.
• Aiuti: utilizzare le nuove possibilità offerte dalla tecnologia (Google Drive, Dropbox e altri) per semplificare la collaborazione.
• Mansionario: se possibile, documentare i compiti di ogni partecipante in un mansionario. In questo modo, le responsabilità possono essere formalizzate a lungo termine.